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關于2019年文件資料歸檔的通知

作者:黨政辦    瀏覽:  發布時間:2019-06-04 

各院、部(系)、處:

2018年檔案歸檔是我院首次在南大之星檔案管理系統內歸檔,在各部門的努力下順利完成,但也存在對軟件不熟悉,錄入錯誤較多,糾錯工作量大的問題。為保證2019年檔案歸檔工作的順利開展,現就2019年歸檔工作如下:  

一、歸檔單位:院屬各處級建制單位和因工作需要成立的臨時性機構均為一個立卷部門。

二、立卷分工:

1.學院的收文(包括:中央、地方各級黨政管理部門、各類業務領導部門下達的文件以及同級單位的來文、來函)除了明確規定要清退黨委、行政以外,一律由承辦部門立卷。學院收到同一文件有數份并同時分送幾個部門時,由業務主管部門或主辦部門立卷;  

2.以學院或院內部門名義的發文,由承辦部門立卷;幾個部門共同起草的文件由主辦部門立卷;學院各部門互送的文件,由制成部門立卷;  

3.各職能部門以學院名義召開的全院性專門會議、干部會議以及各類活動(院慶、運動會、普選等)所形成的文件材料,由主辦單位立卷;  

4.各支部、總支形成的文件材料、由組織部歸口立卷;  

5.各工會分會、各單位工會小組工作中形成的文件材料,由院工會歸口立卷;  

6.學生會、研究生會、以及學生社團組織形成的材料,分別由院團委、研究生院(研究生學生工作部)歸口立卷;  

7.本院形成的科研管理文件材料,由科研處立卷歸檔。各單位形成的科研項目材料,由課題組整理后交科研處歸口立卷;  

8.儀器設備檔案材料,由實物管理使用處室和國資處歸口立卷;  

9.基建工程檔案,由后勤處歸口立卷;  

10.財務會計文件材料,由財務處歸口立卷;  

11.外事工作文件材料,由國際處歸口立卷;  

12.各類公司、產業、開發中心形成的文件材料,由資產經營公司歸口立卷;  

13.臨時性機構、撤銷機構形成的材料由該部門立卷,并與機構撤消前向綜合檔案室移交;  

14.各單位向學院黨、政領導機構的請示及黨、政對其的批復,由請示部門一并立卷;  

15.我院與外單位合作開發的項目、合作辦會形成的材料,若我院為主辦單位,則必須由相應的經辦部門歸檔一套完整的材料;若我院為協辦,則只需歸檔與承辦任務有關的部分材料,但應注明其他材料的去向;  

16.院領導、各學院、系、部、處領導或工作人員外出開會帶回的會議材料中,綜合性的交由院辦、黨辦分別歸檔;專業性的,交所在單位文書人員歸檔。  

三、歸檔內容:依照西安音樂學院各部門歸檔目錄歸檔,見附1

四、案卷質量要求:見附件2

南大之星系統錄入質量要求:見附件3

2019年部門移交需打印的內容:見附件4

五、照片、錄音、錄像類檔案:只收數字化檔案資料,作為文件的音頻材料掛接在軟件管理系統上。

六、歸檔時間安排:

1、黨政辦公室在2019年6月10日前完成文件材料下發工作。  

2、各部門在2019年6月20日前完成部門組卷工作,經綜合檔案室驗收合格后,再錄入南大之星系統。  

3、2019年7月10日前完成檔案移交工作。  

 

附件1:各部門歸檔內容及保管期限.docx

附件2:西安音樂學院文件材料立卷歸檔程序及.docx

附件3:南大之星系統錄入要求截圖.doc

附件4:2019年部門移交需打印的內容.docx

 

 

 

黨政辦  

2019年6月4日  

 

 

 

 

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